Określ, dla kogo piszesz
Raport dla zarządu różni się od raportu dla pracowników i od raportu dla klientów. Zarząd chce wiedzieć, co się stało, ile to kosztowało i jakie są wnioski. Pracownicy chcą zobaczyć, co zrobiono z ich zaangażowaniem. Klienci szukają dowodu, że deklaracje mają pokrycie. Wybierz głównego odbiorcę i pisz dla niego, a pozostałe grupy obsłuż skróconą wersją.
Ustal zakres i okres
Napisz, co raport obejmuje i czego nie obejmuje. Podaj okres, na przykład rok kalendarzowy. Jeśli dane pochodzą z kilku oddziałów, wymień je. Taki akapit zajmuje pięć linijek, a oszczędza czytelnikom domysłów.
Zbierz dane z jednego źródła
Najwięcej czasu pochłania zbieranie liczb od różnych osób. Jeśli wolontariat, zbiórki i licytacje są zapisywane w jednym rejestrze, praca sprowadza się do przeglądu. Jeśli nie, ustal prosty szablon i terminy oddania danych na początku roku, a nie na końcu.
Opisz metodologię
To najczęściej pomijana część, a najważniejsza dla wiarygodności. Napisz, jak liczysz godziny wolontariatu, co uznajesz za zaangażowanego pracownika i skąd pochodzą dane o przekazanych środkach. Czytelnik, który zna metodę, może zaufać liczbom.
Struktura dokumentu
- Jedna strona podsumowania z kluczowymi liczbami i wnioskami.
- Opis celów i zasad programu.
- Wyniki: godziny, liczba osób, wsparte organizacje.
- Przykłady konkretnych akcji z krótkim opisem efektu.
- Metodologia i ograniczenia danych.
- Plan na kolejny okres.
Błędy, których warto uniknąć
- Zbyt ogólne zdania, które pasują do każdej firmy.
- Liczby bez porównania z poprzednim okresem.
- Pomijanie tego, co się nie udało. Szczerość buduje zaufanie.
- Zdjęcia i cytaty bez zgody osób, które na nich występują.
Jak uniknąć oskarżenia o greenwashing
Każde twierdzenie w raporcie powinno mieć pokrycie w danych, które można pokazać. Jeśli piszesz, że firma wspiera lokalną społeczność, wymień z nazwy organizacje, liczbę akcji i godzin. Unikaj superlatyw. Spokojny ton i konkretne liczby działają lepiej niż duże słowa.
Więcej o tym, jakie dane trafiają do raportu, znajdziesz na stronie o raportowaniu CSR.